Polityka prywatności

Klauzula informacyjna ogólna

Niniejsza Polityka prywatności spełnia wymogi określone w art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej: RODO).

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Magdalena Bednarczyk, prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą Kayomi Clinic, z siedzibą przy ul. Grochowskiej 67, Warszawa (dalej: „Administrator").

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• e-mail: kayomi.clinic@gmail.com
• telefon: 729 939 111
• adres: ul. Grochowska 67, Warszawa

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy

W zależności od celu przetwarzamy następujące kategorie danych:

• Dane kontaktowe - imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (podawane przez Ciebie przy rezerwacji wizyty, wysyłaniu wiadomości lub wypełnianiu formularzy kontaktowych).
• Dane związane z zamówieniem vouchera - dane zamawiającego, imię i nazwisko osoby obdarowywanej umieszczane na voucherze, wartość i rodzaj vouchera, wybrany sposób płatności i dostarczenia oraz, w przypadku wysyłki, dane odbiorcy i adres dostawy.
• Dane związane z zakupem produktów - dane potrzebne do wystawienia faktury, obsługi płatności, zwrotu lub reklamacji, jeżeli są wymagane w danej sprawie.
• Dane zawarte w potwierdzeniu płatności - jeżeli dobrowolnie dołączysz taki plik do zamówienia. Prosimy o zasłonięcie salda rachunku, historii transakcji i innych informacji, które nie są potrzebne do potwierdzenia wpłaty.
• Dane dotyczące zdrowia - informacje o stanie skóry i historii zabiegów, niezbędne do świadczenia usług kosmetologicznych.
• Dane techniczne - adres IP, dane dotyczące urządzenia i przeglądarki, pliki cookies oraz logi serwera, gromadzone automatycznie podczas korzystania ze strony internetowej.

3. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Niepodanie wymaganych danych może jednak uniemożliwić lub utrudnić skorzystanie z naszych usług, udzielenie odpowiedzi na pytanie lub zawarcie umowy.

Zgoda na kontakt marketingowy jest całkowicie dobrowolna. Jej niewyrażenie nie wpływa na możliwość zamówienia, otrzymania ani realizacji vouchera.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• Realizacja usług - umawianie i przeprowadzanie wizyt, prowadzenie dokumentacji zabiegowej. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
• Przyjęcie i realizacja zamówienia vouchera - przygotowanie vouchera, weryfikacja płatności, kontakt w sprawie zamówienia oraz jego wysłanie lub przygotowanie do odbioru. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie i wykonanie umowy).
• Realizacja vouchera i ochrona przed jego nieuprawnionym wykorzystaniem - prowadzenie ewidencji wystawionych i wykorzystanych voucherów oraz obsługa reklamacji i roszczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
• Sprzedaż produktów i obsługa reklamacji - zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży, przyjęcie płatności, wystawienie dokumentu sprzedaży, rozpatrzenie reklamacji oraz dochodzenie lub obrona roszczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
• Odpowiedź na zapytania - kontakt przez formularz, e-mail lub telefon. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
• Marketing bezpośredni - przesyłanie na podany adres e-mail lub numer telefonu informacji o promocjach, voucherach, produktach i usługach Kayomi Clinic, wyłącznie po udzieleniu dobrowolnej zgody. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.
• Wypełnienie obowiązków prawnych - wystawianie dokumentów rozliczeniowych, przechowywanie dokumentacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
• Analityka i poprawa strony - statystyki ruchu, optymalizacja treści. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

5. Odbiorcy danych

Twoje dane możemy udostępniać:

• upoważnionym pracownikom i współpracownikom Kayomi Clinic,
• dostawcom systemów informatycznych i usług hostingowych, z którymi zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych,
• dostawcy poczty elektronicznej, za pośrednictwem której obsługujemy zamówienia i kontaktujemy się z klientami,
• biuru księgowemu i dostawcom systemów służących do rozliczeń,
• operatorom pocztowym i firmom kurierskim, jeżeli jest to konieczne do dostarczenia zamówienia,
• systemowi rezerwacji wizyt (Booksy), zgodnie z jego własną polityką prywatności,
• dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych - Google (Google Analytics) oraz Meta Platforms (Meta Pixel) - wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na odpowiednie pliki cookies,
• organom publicznym, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy prawa.

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych ani nie przekazujemy list klientów podmiotom trzecim w celach reklamowych. Udostępnianie danych w celach marketingowych odbywa się wyłącznie na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody, którą możesz w każdej chwili wycofać.

6. Okres przechowywania danych

Przechowujemy Twoje dane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

• Dokumentacja zabiegowa - przez okres wymagany przepisami prawa (do 5 lat od zakończenia świadczenia usług).
• Dane z formularzy kontaktowych - do 30 dni od udzielenia odpowiedzi lub do czasu zakończenia sprawy.
• Dane dotyczące zamówień voucherów - przez okres realizacji zamówienia, ważności i rozliczenia vouchera, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Dane dotyczące zakupu produktów i reklamacji - przez czas potrzebny do realizacji sprzedaży lub rozpatrzenia reklamacji, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń albo przez okres wymagany przepisami podatkowymi.
• Załączniki z potwierdzeniem płatności - do czasu zweryfikowania wpłaty, a następnie są usuwane, chyba że ich dłuższe przechowywanie jest niezbędne do wyjaśnienia sporu lub obrony roszczeń.
• Dane wykorzystywane do kontaktu marketingowego - do czasu wycofania zgody.
• Dokumenty rozliczeniowe - przez okresy wymagane przepisami podatkowymi (do 5 lat).

6a. Dane osoby obdarowywanej

Imię i nazwisko osoby obdarowywanej otrzymujemy od osoby składającej zamówienie. Dane te wykorzystujemy wyłącznie do przygotowania, ewidencji i realizacji vouchera oraz ochrony przed jego nieuprawnionym użyciem.

Źródłem tych danych jest osoba składająca zamówienie. Osoba obdarowywana może skorzystać z praw opisanych w punkcie 7 niniejszej Polityki.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu - możesz żądać informacji o tym, jakie dane posiadamy na Twój temat.
• Prawo do sprostowania - możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia - możesz żądać usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania - możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach.
• Prawo do przenoszenia danych - możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie.
• Prawo sprzeciwu - możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
• Prawo do wycofania zgody - jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją w każdej chwili wycofać bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.
• Prawo do skargi - możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W celu skorzystania z powyższych praw lub wycofania zgody na kontakt marketingowy skontaktuj się z nami pod adresem e-mail: kayomi.clinic@gmail.com. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych przed jej wycofaniem.

8. Pliki cookies

Nasza strona internetowa korzysta z plików cookies.

Używamy następujących rodzajów plików cookies:

• Cookies niezbędne - konieczne do prawidłowego działania strony, nie wymagają zgody.
• Cookies analityczne - pozwalają analizować ruch na stronie i ulepszać jej działanie (np. Google Analytics). Wymagają Twojej zgody.
• Cookies marketingowe - umożliwiają wyświetlanie dopasowanych reklam. Wymagają Twojej zgody.

Możesz w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej lub wycofać wcześniej wyrażoną zgodę.

W ramach cookies analitycznych i marketingowych korzystamy z narzędzi zewnętrznych dostawców, które uruchamiają się wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody:

• Google Analytics (dostawca: Google Ireland Ltd.) - analiza ruchu i sposobu korzystania ze strony. Polityka prywatności Google.
• Meta Pixel (dostawca: Meta Platforms Ireland Ltd.) - pomiar skuteczności i wyświetlanie dopasowanych reklam na Facebooku i Instagramie. Polityka prywatności Meta.

W związku z działaniem powyższych narzędzi Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (m.in. do USA), przy zastosowaniu zabezpieczeń wymaganych przepisami RODO. Z narzędzi korzystamy dopiero po wyrażeniu zgody, którą możesz w każdej chwili wycofać.

Profilowanie. Narzędzia reklamowe, z których korzystamy, dopasowują wyświetlane Ci reklamy na podstawie tego, jakie podstrony odwiedziłaś i jakie działania na nich podjęłaś, na przykład czy wypełniłaś formularz kontaktowy. Dzieje się to wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookies marketingowe i możesz ją w każdej chwili wycofać. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności.

10. Zmiany polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności. O wszelkich zmianach poinformujemy przez umieszczenie zaktualizowanej wersji na stronie internetowej z nową datą obowiązywania.

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. Ostatnia aktualizacja: 29 lipca 2026 r.